Geburtstagsparty planen – So wird sie zum Erfolg!
Wohl jeder möchte, dass seine Geburtstagsparty zu einem eindrucksvollen Fest wird – sie soll bei den Gästen möglichst lange in Erinnerung bleiben. Für eine außergewöhnliche Party ist allerdings eine gründliche Planung erforderlich. Wichtige Bestandteile sind eine traumhafte Location, leckeres Essen und stimmungsvolle Musik. Wir stellen nachfolgend die elementaren Dinge vor, die die Geburtstagsfeier eindrucksvoll in Szene setzt.
Dabei ist es wichtig, dass die Party in einer sinnvollen Reihenfolge geplant wird. Einige Details, wie zum Beispiel das Essen, die Location und der Termin, sollten ganz am Anfang festgelegt werden. Daher haben wir auch nachfolgend eine sinnvolle und durchdachte Reihenfolge gewählt, die die Planung deutlich vereinfacht.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Datum für die Geburtstagsparty festlegen
Dieser Schritt es besonders wichtig, denn darauf bauen sich alle weiteren Schritte auf. Steht das Datum für die Geburtstagsparty noch nicht fest, ist es nicht möglich, eine Location zu buchen, die Einladungskarten zu versenden oder das Catering oder Essen zu bestellen. Wenn die Feier nicht zwangsweise an dem eigenen Geburtstag stattfinden muss und das Geburtstagskind zeitlich flexibler ist, gibt es einen größeren Spielraum.
Im Idealfall findet die Feier am Wochenende statt. So haben die Gäste keine zeitlichen Probleme, auch wenn sie berufstätig sind. Zudem ist es möglich, sich am Folgetag ausgiebig auszuruhen und die Feier in voller Länge zu genießen.
Schritt 2: Passende Location finden und buchen
Sobald das Datum für die Party feststeht, sollte auch sofort mit der Suche nach einer passenden Location für die Party begonnen werden. Abhängig von der Größe und dem Rahmen der Geburtstagsfeier, sollte mit der Suche mindestens zwei Monate vor dem geplanten Datum begonnen werden. Bei der Planung ist es wichtig auf besondere Feiertage zu achten, denn zu diesem Zeitpunkt sind interessante Locations oftmals bereits ausgebucht.
Findet die Feier im engsten Kreis statt, bietet sich hierfür ein Café oder ein Restaurant an. Abhängig von der Anzahl der Gäste lassen sich dort oftmals auch kleinere Veranstaltungsräume mieten oder einzelne Tische. Diese Möglichkeit bieten auch zahlreiche Hotels an. Ist die Gästeliste nicht ganz so lang, kann die Feier auch im Garten oder in den eigenen vier Wänden durchgeführt werden. Zu den beliebtesten Locations gehören:
- Café oder Restaurant
- Club oder Bar
- Hotel
- Vereinsheim
- Garten
- Eigene Wohnung
Wenn es sich um einen runden Geburtstag handelt, darf es auch gerne eine ausgefallene Location sein. Hier sind außergewöhnliche Orte beliebt, wie zum Beispiel ein Schiff. Natürlich muss bei der Buchung auch immer das Budget berücksichtigt werden. Manchmal fallen versteckte Kosten an, wie zum Beispiel eine Getränkepauschale oder Gebühren für die Endreinigung. Daher sollte auch immer das Kleingedruckte gelesen werden.
Schritt 3: Motto und Dresscode festlegen
Natürlich ist es nicht Pflicht, ein Partymotto zu finden und einen Dresscode festzulegen. Es macht allerdings auch jede Menge Spaß und die Feier wird einzigartig, wenn ein Motto den Rahmen bildet. Denn an solch einem Motto lässt sich auch der Veranstaltungsort ausrichten, das Menü kann passend gewählt und auch der Dresscode dementsprechend festgelegt werden.
Der Dresscode gibt den Gästen eine Stilrichtung vor. Diese kann von einer eleganten Kleidung bis zu richtig ausgefallenen Kostümen reichen. Einige Inspirationen dazu sind:
- Mittelalter Party
- Boho Party
- 70er-, 80er- oder 90er-Party
- römische Nacht
- Piraten Party
Schritt 4: Geburtstags Einladungskarten gestalten und versenden
Steht die Gästeliste fest mit Datum und Feierlocation, können die Geburtstagseinladungskarten versendet werden. Hier ist es möglich auf fertige Einladungskarten zurückzugreifen oder diese selber zu gestalten. Auf der Karte müssen natürlich die wichtigsten Eckdaten stehen:
- Anlass der Party
- Datum
- Ort der Feier
Um besser planen zu können, sollte die Bitte um Antwort enthalten sein. Am besten wird hierfür ein Datum festgelegt, bis dem die Rückmeldung erfolgen soll. Dieser Punkt ist auch bezüglich der Kalkulation der erforderlichen Sitzplätze in der Location und dem Catering sowie bei den Getränken wichtig.
Schritt 5: Anreisebeschreibungen und Übernachtungsmöglichkeiten versenden
Einige Details lassen sich auf der Einladungskarte nicht festhalten. Allerdings müssen die Gäste wissen, ob Sie eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen und wie sie zu der Location gelangen. Diese Dinge müssen natürlich nicht per Post versendet werden.
Sinnvoll ist es zum Beispiel eine WhatsApp Gruppe anzulegen oder eine Seite in den sozialen Medien, dort können alle wichtigen Infos zusammengefasst veröffentlicht werden. Der Vorteil ist, dass diese Informationen auf diese Art und Weise nicht verloren gehen und gleichzeitig alle eingeladenen Gäste unkompliziert daran gelangen.
Schritt 6: Catering organisieren
Abhängig davon, wo gefeiert wird, ist es entweder erforderlich, die Speisen und Getränke selber zu organisieren oder man kann auf eine angebotene Auswahl an Speisen zurückgreifen. In einem Restaurant beispielsweise gibt es meistens Menüs, aus denen ausgewählt werden kann. Oder es wird ein Buffet angeboten. Bei anderen Locations kann ein Partyservice bestellt werden oder es ist möglich, die Speisen selber mitzubringen.
Um die benötigte Menge zu planen, muss natürlich die Anzahl der Personen feststehen. Kinder benötigen andere und weniger Speisen als Erwachsene. Außerdem entscheidet auch die Uhrzeit der Party über die Speisen. Startet diese erst abends, werden beispielsweise weniger Speisen und dafür mehr Getränke benötigt, als bei einer Feier, die schon nachmittags beginnt. Egal ob nun Menü, Buffet oder à la carte – die Auswahl der Speisen und Getränke ist wichtig. Für jeden Geschmack sollte etwas dabei sein. Dabei müssen auch Allergien berücksichtigt werden oder Vorlieben, wie beispielsweise veganes Essen. Zur Sicherheit können Vorlieben und Unverträglichkeiten auch vorher bei den Gästen abgefragt werden.
Schritt 7: Musik und Rahmenprogramm planen
Wenn die Geburtstagsfeier abends stattfindet, gehört zweifelsfrei Musik dazu. Diese wirkt sich auf die Stimmung der Feier aus, daher sollte die Auswahl passend sein. Aus diesem Grund ist es wichtig im Vorfeld zu überlegen, welcher Musikstil zu den Gästen und dem Geburtstagskind passt. Wird ein DJ beschäftigt, kann dieser über eine persönliche Playlist die Stimmung anheben.
Je nach Ambiente und Größe der Party kann auch ein Rahmenprogramm geplant werden. Welche Programmpunkte dies sind, hängt von der Art der Feier ab. Bestimmte Dienstleister müssen frühzeitig reserviert werden, wie beispielsweise eine Band. Kommen viele Gäste, die sich nicht untereinander kennen, kann die Stimmung mit einem kleinen Programm aufgelockert werden und das Eis brechen. Lustige Spiele, die zum Motto der Party passen oder eine kleine Showeinlage sorgen dafür, dass keine Langeweile aufkommt. Sind viele Kinder vertreten, kann zum Beispiel eine Schnitzeljagd organisiert, eine Hüpfburg gemietet oder eine Spiel- und Bastelecke eingerichtet werden.
