Internationale Veranstaltung in Berlin planen

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Ziel der Veranstaltung konkretisieren

Um den passenden Rahmen für eine internationale Veranstaltung in Berlin zu finden, sollte vorab festgelegt werden, welches Ziel mit dem Event verfolgt wird. Es kann zum Beispiel dazu dienen, neue Märkte zu erschließen, Geschäftsbeziehungen zu intensivieren, neue Investoren zu finden oder das Markenimage zu stärken. Im Zusammenhang damit lässt sich auch schnell die Zielgruppe ermitteln. Anschließend sollte eine Location ausgewählt werden, die zum Charakter der Veranstaltung, aber auch zum Auftreten des Unternehmens passt.   

Die passende Location finden

Berlin hat zahlreiche geeignete Veranstaltungsorte zu bieten. Große Hotels, luxuriöse Restaurants, herrschaftliche Villen und zahlreiche große Säle stehen zur Verfügung. Die Location sollte möglichst früh ausgewählt und reserviert werden. Im besten Fall passt sie thematisch zur Veranstaltung. Außerdem sollte sie ausreichend Platz für alle Gäste bieten. Da bei einem internationalen Event zahlreiche Besucher von weit her anreisen, besitzt die Erreichbarkeit eine hohe Priorität. Zu weite Entfernungen zum Flughafen oder dem Berliner Hauptbahnhof sind also auch bei einem Veranstaltungsort am Berliner Stadtrand nicht ratsam. 

Einladungen rechtzeitig herausschicken

Nachdem die Zielgruppe geklärt ist und die Location gefunden wurde, sollte ein Datum festgelegt und die Einladungen gestaltet werden. Bei einem internationalen Event dürfen diese natürlich nicht ausschließlich auf Deutsch sein. Wenn Englisch als Verkehrssprache eingesetzt wird, sollte mindestens eine professionelle Übersetzung in diese Sprache erfolgen. 

Aufmerksame Veranstalter lassen die Einladung in mehrere Sprachen übersetzen und schicken jedem Gast das passende Exemplar. Damit es zu keinen lustigen oder sogar fatalen Übersetzungsfehlern kommt, beauftragen Veranstalter am besten Muttersprachler mit der Übersetzung. Diese lassen sich schnell über ein Übersetzungsbüro aus Berlin ausfindig machen. 

Für manche Veranstaltungen werden keine Einladungen verschickt, da sich die Teilnehmer selbst anmelden sollen. Das geschieht häufig über eine eigens dafür erstellte Webseite. Diese sollte natürlich ebenfalls sorgfältig übersetzt werden, sodass keine Missverständnisse aufkommen und Interessierte nicht schon an der Anmeldung scheitern.

Vorab Informationen bereitstellen

Manche Teilnehmer der Veranstaltung sind es gewöhnt, durch die Welt zu jetten und wissen, wie sie sich vorbereiten müssen. Andere verlassen selten ihr Land und sollten entsprechend informiert werden. Der Veranstalter kann dabei seinen Anteil leisten und zusätzlich zur Einladung nützliche Informationen per Rundmail verschicken. Darin können folgende Fragen beantwortet werden:

• Wird ein Visum benötigt und wen ja welches?
• In welcher Klimazone findet die Veranstaltung statt und welches Outfit ist für das Wetter am Tag X geeignet?
• Mit welcher Währung kann vor Ort bezahlt und wo kann Geld umgetauscht werden?
• Wird ein Adapter für die Steckdose benötigt?
• Welche besonderen Gesetze und kulturellen Eigenheiten sind zu berücksichtigen?

Ein paar zusätzliche Informationen zur Freizeitgestaltung in Berlin können ebenfalls nicht schaden. Dann wissen die Gäste, dass sie sich auch vor oder nach der Veranstaltung nicht langweilen werden. 

Möbel und Technik organisieren

Passend zum Rahmen der Veranstaltung müssen Möbel bereitgestellt werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um Tischgruppen, aber auch um Stehplätze und Sofas handeln. Oft werden diese von den Betreibern der Location angeboten. Bisweilen muss zusätzliches Mobiliar organisiert werden. Auch die Technik spielt eine wichtige Rolle und sollte mit einem professionellen Partner geplant werden. Für Reden und Vorträge, aber auch für den Auftritt einer Liveband oder eines DJs werden Boxen, Verstärker und Mikrofone benötigt. Zusätzlich kann ein sorgfältig geplantes Lichtkonzept für die passende Atmosphäre im Veranstaltungssaal sorgen. 

Shuttle-Service für internationale Gäste

Berlin ist schon allein aufgrund seiner Anbindung ein hervorragender Ort für eine internationale Veranstaltung. Direkt mehrere Flughäfen bilden eine Brücke von der deutschen Hauptstadt in zahlreiche andere europäische und internationale Metropolen, sodass die Anreise aus der Ferne leicht zu bewältigen ist. Zudem kann der Berliner Hauptbahnhof ein wichtiger Knotenpunkt für zahlreiche Gäste sein. 

Damit alle Teilnehmer schnell und stressfrei zum Veranstaltungsort kommen, sollten der Transport unbedingt vorab geplant werden. Zum Beispiel kann der Veranstalter seinen Gästen eine Anleitung bereitstellen, die verdeutlicht, welche Bus- oder U-Bahnlinien zur Location führen. Bei einem etwas exklusiveren Event kann ein Shuttle-Service gebucht werden, dann müssen sich die anreisenden Gäste um nichts kümmern und kommen entspannt an. 

Sprachbarriere auf der Veranstaltung beseitigen

Durch die Übersetzung sämtlichen Infomaterials verstehen alle internationalen Gäste, worum es auf der Veranstaltung geht. Plakate, Flyer, Broschüren und Kataloge sollten vor Ort in verschiedenen Sprachen vorliegen. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, bei Reden oder Vorträgen für eine Übersetzung zu sorgen. Das kann zum Beispiel mithilfe von Untertiteln auf einem großen Bildschirm oder durch Live-Dolmetscher geschehen.